Spisový a skartační plán

skartační plánspisový plán

Aplikace Skartační a spisový plán slouží ke správě spisového a skartačního plánu využívaného v agendě Elektronické spisové služby. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním spis-sr-e.

Pro vkládání jednotlivých položek spisového a skartačního plánu a definování jejich skartační lhůty a skartačních a spisových znaků slouží formulář v úvodu aplikace. Význam jednotlivých položek formuláře:

  • Název - slovní popis spisového znaku;

  • Spisový znak - spisovým znakem je při svém založení označen každý dokument evidovaný ve spisové službě. Do formuláře se vkládá vlastní označení spisového znaku;

  • Skartační znak - určuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení

    • A (archiv) - dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu;

    • S (stoupa) - dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení;

    • V (výběr) - dokument, jehož hodnotu v době vzniku nebo vyřízení nelze určit, po uplynutí skartační lhůty bude posouzen a zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo S;

  • Skartační lhůta - vyplňuje se číslice vyjadřující roky, po jejichž uplynutí bude dokument nabídnut ke skartaci;

  • Platnost od - termín, odkdy skartační znak platí;

  • Platnost do – termín lze vložit ihned nebo až ve chvíli, kdy platnost spisového znaku vyprší;

  • Nadřazený - umožňuje zvolit spisový znak, pod který má být vkládaný spisový znak zařazen;

  • Zařadit za - určuje pořadí vkládaného spisového znaku. Z nabídky se zvolí položka, za kterou se má vkládaný spisový znak zařadit.

Vyplněný formulář je nutné odeslat stisknutím tlačítka Přidat.

Seznam všech evidovaných spisových znaků je zobrazen v přehledové tabulce. Jednotlivé záznamy je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Spisové znaky, které nejsou přiřazeny k žádnému dokumentu ve spisové službě, je možné označit a stisknutím tlačítka zcela smazat.