Nový spis

Aplikace Nový spis slouží pro založení nového spisu na zvoleném spisovém uzlu. Do spisů je následně možné zařazovat nové a existující dokumenty.

Nový spis se založí vyplněním zobrazeného formuláře. Podbarvené položky formuláře jsou pro založení spisu povinné. Význam jednotlivých položek je následující:

• Věc – název spisu, který bude zobrazovaný v aplikacích Elektronické spisové služby.

• Podací deník – z nabídky se zvolí podací deník, pod který má být spis zařazen.

  Pro správu seznamu podacích deníků je určena aplikace Evidence podacích deníků.

• Způsob vyřízení – umožňuje vložit informace o tom, jak spis zpracovat. Tyto informace jsou následně zobrazovány v aplikaci K zpracování.

• Datum doručení/vytvoření – datum doručení nebo vytvoření spisu.

• Popis – stručný popis obsahu nebo účelu spisu.

• Spisový znak – spisový znak označuje jednotlivé skupiny spisů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. V závislosti na zvoleném spisovém znaku je automaticky stanovena doba skartace spisu (příslušný rok je uveden na konci spisového znaku). V závorce je uvedeno, zda se jedná o spisový znak pro archiválie (A), stoupu (S) nebo výběr (V). Uvedení spisového znaku dokumentu je povinné.

  Pro správu nabídky spisových znaků je určena aplikace Spisový a skartační plán.

• Osoby - zde je možné zaevidovat vlastníka, schvalovatele a zpracovatele spisu. Atribut slouží pouze pro evidenční účely. Jméno osoby se zadá do příslušného pole a stiskne se tlačítko Dohledat. Je-li nalezeno více osob, zvolí se požadovaná osoba označením příslušného políčka.

Založení nového spisu se dokončí stisknutím tlačítka Uložit nový spis. Do založených spisů je možné, během vytváření a zpracování dokumentů, zařazovat konkrétní dokumenty. Se spisy lze dále pracovat v jednotlivých aplikacích Elektronické spisové služby, pro jejich zobrazení v seznamech je zapotřebí volit ve filtru Typ záznamu položku Spis.