Vyřízeno

V aplikaci Vyřízeno lze dohledat spisy a dokumenty, které byly na zvoleném spisovém uzlu již zpracovány. Podle způsobu jejich zpracování jsou spisy a dokumenty rozděleny do příslušných záložek:

Odesláno na jiný uzel

dokumenty!odeslané na jiný spisový uzel

V záložce Odesláno na jiný uzel jsou k dohledání spisy nebo dokumenty, které byly z aktuálního spisového uzlu odeslané ke zpracování na jiný spisový uzel univerzity.

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy mohou být zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav spisu/dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • 1 – termín vyřízení dokumentu – kdy termín zpracování spisu nebo dokumentu vyprší (za více než 7 dní, za méně než 7 dní, vypršel, nezadáno);

  • 2 – stav dokumentu – zda je spis nebo dokument aktivní, archivován nebo skartován;

  • 3 – stav vyřízení dokumentu – jakým způsobem je spis nebo dokument na jednotlivých uzlech zpracován (na všech uzlech vyřízeno, na nějakém uzlu se vyřizuje, na nějakém uzlu nepřevzato).

Při zobrazení seznamu spisů jsou navíc zobrazovány sloupce Obsah spisuSpisový obal. Ikona ve sloupci Obsah spisu umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Pomocí ikony ve sloupci Spisový obal je možné vytisknout obal spisu.

Prostřednictvím tlačítek umístěných pod seznamem dokumentů je možné vytisknout předávávací protokol pro jednotlivé uzly nebo dokumenty. V nabídce jsou nabízeny pouze uzly s novými dokumenty, tj. s dokumenty, u kterých nebyl předávací protokol dosud vytištěn. Pro případ, kdy je zapotřebí vytisknout předávací protokol opakovaně pro stejný dokument, umožňuje aplikace individuální tisk předávacího protokolu. Ten je možný označením požadovaného dokumentu a stisknutím tlačítka .

Odesláno mimo

dokumenty!odeslané mimo univerzitu

V záložce Odesláno mimo jsou k dohledání spisy nebo dokumenty odeslané přes podatelnu externímu adresátovi – mimo univerzitu.

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Při zobrazení seznamu spisů jsou navíc zobrazovány sloupce Obsah spisuSpisový obal. Ikona ve sloupci Obsah spisu umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Pomocí ikony ve sloupci Spisový obal je možné vytisknout obal spisu.

Spisy, které již byly dořešeny je možné uzavřít a tím přesunout do záložky Uzavřeno. Uzavření se provede označením požadovaných spisů v seznamu s následným výběrem operace Uzavřít spis v nabídce operací pod seznamem. Volbu je nutné potvrdit stisknutím tlačítka .

Uloženo u nás

dokumenty!uložené u nás

Záložka Uloženo u nás obsahuje seznam dokumentů zpracovaných a uložených na zvoleném spisovém uzlu. Aplikace je rozdělena do dvou podzáložek – Úřední dokumentyNeúřední dokumenty, ve kterých jsou zobrazovány dokumenty podle toho, zda byly označeny za úřední, resp. neúřední.

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy jsou zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav spisu/dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • aktivní – spis nebo dokument je možné přiřadit do šanonu, dodatečně nastavit jeho navazující spis nebo dokument nebo jej přesunout zpět ke zpracování.

  • určen k odeslání ke skartaci – do tohoto stavu se spis nebo dokument přepne automaticky, jakmile uplynou tři roky od data jeho vzniku v systému elektronické spisové služby.

Pod ikonou je umístěna sada ikon pro individuální práci s dokumentem. Podrobný popis jednotlivých operací je uveden zde.

Při zobrazení seznamu spisů jsou navíc zobrazovány sloupce Obsah spisuSpisový obal. Ikona ve sloupci Obsah spisu umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Pomocí ikony ve sloupci Spisový obal je možné vytisknout obal spisu.

Přesun do aplikace K zpracování je možné pouze individuálně po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace a následně na ikonu - Přesunout zpět do Zpracovat.

Pod seznamem spisů/dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanonu - umožňuje spisy nebo dokumenty zařadit do šanonu včetně všech dokumentů zařazených ve spisu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Přesunout do spisovny našeho uzlu – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Spisovna. Stisknutím tlačítka jsou dokumenty přesunuty. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny, do kterého se dostanou automaticky po třech letech od přesunu do aplikace Vyřízeno - Uloženo u nás.

  • Vybrat ke skartaci – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Ke skartaci. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny.

  • Uzavřít spis - uzavře označené spisy a tím je přesunout do záložky Uzavřeno.

Uzavřeno

Záložka Uzavřeno obsahuje seznam spisů a dokumentů, které byly na zvoleném spisovém uzlu převedeny do stavu uzavřeno.

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Při zobrazení seznamu spisů jsou navíc zobrazovány sloupce Obsah spisuSpisový obal. Ikona ve sloupci Obsah spisu umožňuje vytisknout sestavu všech dokumentů zařazených do zvoleného spisu. Pomocí ikony ve sloupci Spisový obal je možné vytisknout obal spisu.

Pod seznamem spisů/dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Přesunout do spisovny našeho uzlu – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Spisovna. Stisknutím tlačítka jsou dokumenty přesunuty. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny.

  • Vložit do šanonu - umožňuje spisy nebo dokumenty zařadit do šanonu včetně všech dokumentů zařazených ve spisu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

Skartováno

Záložka Skartováno obsahuje seznam spisů nebo dokumentů, které byly na spisovém uzlu skartovány (v aplikaci Ke skartaci byly skartovány přímo na uzlu).

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.