Spisovna

spisovna

Spisovnu lze označit za sklad elektronických dokumentů daného spisového uzlu. V aplikaci Spisovna se zobrazují dokumenty přesunuté do spisovny zvoleného spisového uzlu a čekají zde na uplynutí skartační lhůty a následnou skartaci.

Seznam všech spisů nebo dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Ve sloupci Stav je pomocí ikon znázorněno uplynutí skartační lhůty - ikona označuje dokumenty, u kterých skartační doba ještě neuplynula a musí tedy zůstat ve spisovně, naopak ikona se zobrazuje u dokumentů, u kterých již nastal čas skartace.

Po kliknuti na ikonu ve sloupci Výpůjčky lze u spisu nebo dokumentu evidovat jeho výpůjčky. Kliknutím se zobrazí formulář pro dohledání osoby, které bude spis nebo dokument zapůjčen. Po jejím uložení je dokument ve stavu vypůjčen a stisknutím tlačítka pro něj lze vytisknout zápůjční list, v němž jsou vyplněny údaje, jako název dokumentu, číslo jednací, číslo šanonu, kdo dokument vydal, kdo a kdy si jej zapůjčil, pole pro podpis a vepsání data vrácení dokumentu. U zapůjčených spisů a dokumentů se ikona ve sloupci Výpůjčky změní na , po kliknutí je možné spis nebo dokument tlačítkem příslušným tlačítkem označit za vrácený, případně opětovně vytisknout zápůjční list. Zapůjčením spisu se všechny jeho dosud nezapůjčené dokumenty automaticky označí jako zapůjčené. Vrácením výpůjčky spisu se všechny dokumenty tohoto spisu označí jako vrácené.

Historii výpůjček dokumentu je možné zobrazit v operacích provedených s dokumentem po kliknutí na ikonu ve sloupci Vše o dok..

Pod seznamem spisů/dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanonu - umožňuje spisy nebo dokumenty zařadit do šanonu včetně všech dokumentů zařazených ve spisu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Vybrat ke skartaci – umožňuje označené spisy a v nich zařazené dokumenty nebo dokumenty bez spisu předat ke skartaci a tím je v rámci uzlu přesunout z aplikace Spisovna do aplikace Ke skartaci. Předat ke skartaci lze pouze takové dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou zapůjčené.