Správa osob

Veškeré osoby evidované v  UIS lze rozdělit do tří základních skupin: studenti, zaměstnanci a externisté. Zvláštní skupinu tvoří uživatelé bez aktivního poměru. Jedná se o studenty s ukončeným studiem, bývalé zaměstnance a externisty, kteří jsou evidováni v  UIS z různých, například historických důvodů. Seznam zaměstnanců, jejich osobní údaje a informace o pracovním zařazení jsou plněny a pravidelně aktualizovány z evidenčního systému Personálního oddělení. Studenti jsou vkládáni v okamžiku zápisu do prvního semestru překlopením údajů z aplikace Přijímací řízení do aplikace Studijní evidence. Studenti přijatí bez přijímacích zkoušek, studenti celoživotního vzdělávání, výměnných studijních programů apod. jsou do UIS vkládáni přes formulář aplikace Správa osob, stejně jako externí osoby.

Aplikace Správa osob slouží ke správě a vkládání nových osob do Univerzitního informačního systému. Může však posloužit i jako hlavní přehled všech evidovaných údajů o uživateli, případně k provedení některých změn. U osob zaměstnaných na univerzitě je nutné téměř všechny změny v osobních datech provádět na Personálním oddělení, protože změny těchto údajů jsou pravidelně přepisovány informacemi z Personálního oddělení.

Ve Správě osob lze dohledat zaměstnance s aktivním i ukončeným pracovním poměrem, studenty s aktivním a ukončeným studiem na Slovenské zemědělské univerzitě v Nitře a další osoby, které byly do UIS vloženy přes Správu osob. U každé osoby jsou uvedeny její identifikační údaje a výčet jejích zařazení na univerzitě – pracovních, externích a studijních. Dále jsou zobrazeny editační ikony, mimo jiné pro založení studia, externího poměru, správu identifikačních karet.

Osoba s příslušným oprávněním může provádět editaci externích poměrů přes ikonu  (změna externího zařazení na subjektu nebo jeho ukončení) a přes ikonu  prohlížet a editovat údaje studií.

Před ručním založením nové osoby je vhodné se přesvědčit, zda osoba již není v UIS vložena.

Způsob a pravidla založení nové osoby v UIS

Založení nové osoby do evidence UIS se provádí přes formulář úvodní stránky aplikace Správa osob. Musí být vyplněna alespoň pole Jméno, PříjmeníPohlaví. Rodné číslo není povinné, ale jeho zadáním se značně sníží možnost přidání osoby, která už je v systému evidována. Rodné číslo se zadává bez lomítka. Nemá-li osoba rodné číslo nebo je-li neznámé, pak se v položce Rodné číslo je známo označí možnost Ne, zadá se datum narození a v poli Funkce se zvolí funkce osoby. Zvolená funkce určuje způsob sestavení umělého rodného čísla na základě data narození (více o umělém rodném čísle zde).

Pokud je to možné, osoby se vkládají vždy s RČ. Zamezí se tak vzniku nežádoucích duplicit.

Po vyplnění formuláře je osoba pouze vložena do databáze. V UIS není aktivní, a proto ji nelze dohledat v žádné aplikaci a ani s ní pracovat. Proto u každé nově vložené osoby do UIS musí být založen externí nebo studijní poměr na univerzitě. K založení externího poměru slouží ikona , k založení studia ikona . Jakmile je osobě poměr založen, stává se vůči UIS aktivní a rozšíří se i množství ikon k evidenci osobních údajů. S osobou lze pracovat a dohledávat ji v aplikacích UIS (např. Lidé na SPU, Záznamník učitele) až do doby ukončení veškerých poměrů na univerzitě (pracovního, studijního, externího).

Na kartě osoby jsou zobrazeny základní údaje jako jméno a přijmení, případně tituly osoby, identifikační číslo přidělené v UIS, případně fotografie uživatele. Dále jsou zobrazeny ikony zpřístupňující další operace s osobou.

  • Opravit jméno a příjmení  – používá se v případě, že došlo ve jménu nebo příjmení k překlepu a je třeba provést opravu. Rozhodně se nepoužívá ke změně příjmení osoby při změně rodinného stavu, k tomu je určena aplikace Změna příjmení.

  • Evidence titulů  – umožňuje evidovat tituly zvoleného uživatele.

  • Prohlížet atributy  – zobrazuje atributy evidované u uživatele. Evidence atributů je dostupná přes ikonu Editovat atributy.

  • Editovat atributy  - umožňuje editaci atributů uživatele.

  • Poslat e-mail  – kliknutím na ikonu se otevře okno poštovního klienta UIS pro sepsání a odeslání poštovní zprávy.

  • Změna adresy  – umožňuje evidovat poštovní adresy uživatele.

  • Změna příjmení  – slouží ke změně rodinného stavu a změně příjmení s tím související. Rozhodně se zde neopravuje chybně zadané příjmení!

  • Změna RČ  - umožňuje opravit nebo dodatečně zaevidovat rodné číslo uživatele.

  • Bankovního spojení  - ikona umožňuje přejít do aplikace pro evidenci bankovních účtů zvoleného uživatele.

  • Založit studium  – přes tuto ikonu lze zvolenému uživateli založit nové studium.

  • Založit externí poměr  – zde se zakládá externí poměr; většinou osobám, které nejsou na SPU vedeni v pracovním poměru.

  • Správa karet  – ikona nasměruje uživatele do aplikace Vydávání identifikačních karet. Zde se zadává požadavek na vytvoření nové identifikační karty, prodlužuje platnost karty, deaktivuje a ruší karta.

  • Změna fotky  – slouží k vložení nové nebo změně původní fotografie uživatele, která se zobrazuje v aplikacích UIS.

  • Tisk informační kartičkyinformační kartičky!individuální tisk  – aplikace slouží k tisku informační kartičky s údaji pro přihlášení do UIS.

  • Změna hesla heslo!změna – aplikace slouží k nastavení hesla uživateli.

U osoby s aktivním studiem nebo pracovním poměrem jsou zobrazeny všechny výše uvedené ikony. U osoby s ukončeným studiem či pracovním poměrem nebo osoby, která nemá pracovní či studijní poměr založen na subjektu uživatele, jsou zobrazeny pouze ikony pro založení studia a externího poměru, zaslání e-mailu a případně změnu fotografie.

Pod seznamem ikon jsou zobrazeny další informace o osobě. Zejména pak o evidovaných studiích, pracovních poměrech, externích poměrech a nepersonálních zařazeních.

Externí poměry jsou vkládány přes ikonu Založit externí poměr . Evidované externí poměry lze spravovat v aplikaci Ukončení externího poměru, která je přístupná přes ve sloupci Editovat.

Nepersonální zařazení se do UIS zasílají z personálního systému (probíhá-li jejich import), případně se evidují přes aplikaci Evidence funkčního zařazení. Pokud to dané zařazení umožňuje, lze u aktivních zařazení kliknutím na ikonu  ve sloupci Působnost nastavit oblast působnosti. Působnost se volí ze zobrazené nabídky, která se může lišit v závislosti na druhu zařazení. Oblast působnosti se využívá například k umisťování podpisů příslušných prorektorů v některých tiskových výstupech studijního oddělení, například v závěrečných pracích či v zahraničních dohodách.

Způsob tvorby rodného čísla

rodné číslo!způsob tvorbyRodné číslo!tvorba

Cizí státní příslušníci jsou pro zachování konzistence dat a podle požadavků některých státních institucí v UIS evidováni také s rodným číslem. Část rodného čísla se tvoří z jejich data narození stejným způsobem jako u obyvatel naší republiky. Část za lomítkem je tvořena dle funkce použité při založení osoby.

Student nebo spolupracovník

Tato funkce je využívána u studentů a generuje tvar, který akceptuje matrika. Část za lomítkem má pak následující podobu: 41xy, kde:

  • 41 je označení univerzity podle celostátního číselníku;

  • x je písmeno, které označuje pracoviště (A – FAPZ, E – FEM, M – TechF, P – FBP, R – Rek, U – FEŠRR, Z – FZaKI);

  • y je číslice (0–9), při vyčerpání kapacity písmeno (A-Z). Může se totiž stát, že se na fakultě sejdou dva studenti cizí státní příslušnosti se stejným datem narození. Pak se jejich rodný kód odliší právě posledním znakem. První přidělená hodnota je 1, dále se pokračuje vzestupně.

Rodná čísla osob narozených před rokem 1954 jsou pouze 9-ti místná. Tvar rodného čísla za lomítkem pro tyto osoby tedy je 41x.

Ostatní uživatelé bez RČ

Tato funkce se využívá u cizinců (nestudentů), případně jiných externích osob, které není nutné vykazovat do CRS. Část za lomítkem generovaná touto funkcí má následující podobu: 001C, kde:

  • 001 je číslo ze sekvence pro rozlišení osoby. Zpravidla se použije hodnota 001, v případě shody s jinou osobou se použije další v pořadí (002, 003 apod.);

  • C je obecný rozlišovač cizince.

U studentů z České republiky se eviduje jejich skutečné RČ, které jim bylo přiděleno Českou republikou. Nové se jim podle předchozích pravidel nevytváří.

Při vkládání osob do evidence UIS je kontrolována správnost RČ a jeho případná existence v UIS. Proto do evidence osob v UIS nelze vložit dvě osoby se shodným rodným číslem.

Související témata nápovědy