Způsob přenosu dokumentů (záznamů) z aplikací UIS do spisové služby

spisová služba!nastavení přenosu dokumentů

Aplikace Způsob přenosu dokumentů z aplikací UIS do spisové služby je určena ke konfiguraci přenosu jednotlivých typů dokumentů generovaných z Univerzitního informačního systému a předávaných do spisové služby. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním provoz-a.

Přehled typů dokumentů

Záložka Přehled typů dokumentů zobrazuje přehled dostupných typů dokumentů generovaných z UIS a umožňuje definovat strukturu jejich kumulativního ID a čísla jednacího. Pro každý typ dokumentu je zobrazen jeho název a systémový identifikátor (využívá se vnitřně v UIS) a agenda, do které daný typ dokument náleží. Seznam je řazen dle agendy a v rámci agendy dle názvu typu. Pomocí filtru nad seznamem je možné zobrazit pouze typy dokumentů určité agendy.

Základní nastavení přenosu

Záložka Základní nastavení přenosu umožňuje pro jednotlivé typy dokumentů nastavit základní parametry přenosu do spisové služby - tj. režim tisku, režim přepisu, spisový a skartační plán

V konfigurační tabulce jsou po jednotlivých agendách uvedeny typy dokumentů, pro které je možné nastavovat způsob jejich přenosu do spisové služby. Pro každý dokument se nastavuje:

  • Režim tisku – určuje, zda a jakým způsobem se má dokument vládat do spisové služby. Význam jednotlivých možností je následující:

    • Nevstupuje – dokument ze své povahy nemá být zpracován spisovou službou, a proto do spisové služby vůbec nevstupuje;

    • Okamžitě – dokument má být svojí povahou zpracován ve spisové službě a je do ní automaticky vložen při každém tisku, bez možnosti zásahu ze strany uživatele. Tento režim neumožňuje uživateli tisk kontrolních vzorků;

    • Řízený – dokument má být svojí povahou zpracován ve spisové službě a vstupuje do ní na základě rozhodnutí uživatele při každém tisku. V aplikaci, ve které uživatel dokumenty tiskne, je možné zvolit, zda se je jedná o ostrý tisk s vložením dokumentu do spisové služby, nebo o tisk zkušeního vzorku.

    Vstupují-li dokumenty do spisové služby, jsou automaticky zakládány na spisovém uzlu přiřazenému uživatele, který dokumenty tiskne.

  • Režim přepisu – ovlivňuje způsob vkládání dokumentů, které se již ve spisové službě vyskytují a režim jejich zpracování. Možnosti jsou:

    • Přepsat – původní verze dokumentu umístěná ve spisové službě je přepsána (nahrazena) dokumentem nově tisknutým;

    • Přeskočit – je-li ve spisové službě nalezena dřívější verze právě tisknutého dokumentu, je tato verze zachována a vrácena uživateli (tisk nové verze je přeskočen). O použití starší verze dokumentu je uživatel informován.

    • Přidat – při opakovaném tisku dokumentu je vytvořena nová verze, evidovaná pod samostatným číslem jednacím a uložena do spisové služby. Dochází k multiplikaci dokumentu. O vytvoření nového dokumentu je uživatel informován.

  • Spisový a skartační plán – umožňuje stanovení spisového plánu, který má být dokumentu ve spisové službě přiřazen. Nastavuje se výběrem příslušné položky ze zobrazené nabídky.

    Nabídku spisových a skartačních plánů je možné spravovat v aplikaci Spisový a skartační plán

Stisknutím tlačítka budou provedené změny v parametrech uloženy. Zobrazený seznam typů dokumentů je řazen dle agendy a v rámci agendy dle názvu typu. Pomocí filtru nad seznamem je možné zobrazit pouze typy dokumentů určité agendy.