Základní principy užívání UIS

Kapitola vysvětluje běžnému uživateli základní systém rozdělení práv v UIS Slovenské zemědělské univerzity v Nitře. Značná část kapitoly se pak pro snazší orientaci uživatele na stránkách UIS zabývá členěním a popisem částí standardních stránek. Z těch zajímavých částí je to například hlavička s rychlými odkazy na některé dále popsané aplikace, část se zásadními informacemi, navigační odkazy, nápovědné texty.

Protože uživatelé v mnoha aplikacích (např. pro dohledání osob, vyučovaných předmětů) narazí na tzv. vyhledávací pole, je zde věnováno místo pro popis jeho správného použití.

V posledním odstavci je popsáno využití verze UIS bez designu, tzv. textového režimu. Její využití urychluje odezvy UIS ve chvílích velkého náporu uživatelů na UIS. Výhodou tohoto režimu je také nízká režie přenosu dat, proto je vhodný i k používání UIS přes pomalé telefonní linky nebo GPRS připojení mobilními telefony.

Systém oprávnění v UIS

Stejně jako v jiných informačních systémech i v UIS jsou definovány kategorie uživatelů, kteří smějí v systému provádět určité činnosti spojené s výkonem povolání nebo studia. Proto byl v  UIS vytvořen systém oprávnění, který umožňuje rozčlenění práv osobám pracujícím v UIS a využívajícím jeho informací. Práva práva jsou uživatelům přidělována podle rolí, které v systému zastávají, nebo jednotlivě podle potřeby.

Dvěma největšími skupinami uživatelůskupina uživatelů jsou studenti a učitelé. Jim je přidělena skupina oprávnění odpovídající jejich roli.role Role uživatele

Významnou skupinou jsou také studijní referentky, kterým přísluší práva k výkonu jejich pracovní náplně. Z ní vyplývají zejména práva ke studijní agendě.

Dalšími skupinami uživatelů jsou například: vedení univerzity a fakult systémoví integrátoři, vývojáři systému a ostatní zaměstnanci univerzity. Tyto jednotlivé uživatelské skupiny mají také určitou sadu práv, která jim po dohodě přidělují integrátoři.

Struktura stránky aplikací

Styl vzhledu všech stránek je sestaven jednotně s přihlédnutím k příjemné a jednoduché práci uživatele tohoto systému, jak je vidět na obrázku  xxx. Pro porovnání vzhledu stránek různých uživatelů jsou uvedeny obrazovky integrátora a studenta – obr. OBR-NAHRAD a  OBR-NAHRAD. Popis stránky bude demonstrován při nastavení stylu zobrazování nabídek s orámovanými sekcemi. Změnu zobrazování lze provést nastavením atributu Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (viz strana  ).

Hlavička stránky

stránka!hlavička

V horní části každé stránky s oficiálním designem se zobrazuje tzv. hlavička stránky, kde je uveden název Slovenské zemědělské univerzity v Nitře a informačního systému. Dále je uveden datum, čas, jméno osoby uváděné v aktuální den v kalendáři a ikony ,  a pro přepnutí na anglickou, slovenskou nebo českou verzi UIS.

Po přihlášení do Osobní administrativy se v dolním řádku hlavičky stránky vypíše jméno přihlášeného uživatele a zobrazí se operativní ikony k návratu o stránku zpět a do Osobní administrativy. Zobrazeny jsou odkazy na aplikace elektronické kanceláře zprávy, dokumenty a úkoly i s počtem nepřečtených zpráv, dokumentů a úkolů. Hodnotu počtu nepřečtených zpráv a dokumentů se doporučuje udržovat na nule.

Pokročilým uživatelům lze doporučit rychlé přepínání režimů stránek použitím URL. Odkazem http:// is.uniag.sk/en/ se nařídí práci UIS v angličtině, https:// is.uniag.sk se zobrazí úvodní stránka Osobní administrativy. Režim stránek bez designu (str.  ) se zapne přes  http:// is.uniag.sk/quick/. Všechny tyto volby jsou samozřejmě dostupné z úvodní stránky UIS http:// is.uniag.sk.

Titulek

stránka!titulek

Nad čarou oddělující hlavičku stránky od jejího těla je vždy pro snadnější orientaci uživatele uveden název aktuální stránky.

Zásadní informace

stránka!zásadní informacezásadní informace

V horní části úvodní stránky Osobní administrativy jsou průběžně zveřejňovány odkazy s velmi důležitými upozorněními (informace o plánovaném výpadku serveru, elektřiny, termíny školení, registrací, zápisů, upozornění na kontrolu osobních údajů apod.). Odkazy na nejdůležitější upozornění jsou uvedeny tučným písmem.

Kliknutím na odkaz zásadní informace se zobrazí vlastní text zprávy nebo odkaz na stránku, na které je informace umístěna (může jí být i složka Dokumentového serveru). U některých zásadních informací je možné jejich zobrazení vypnout tlačítkem Již nezobrazovat tuto informaci. Takovou aktuální informaci lze pak vyhledat a obnovit v aplikaci Historie zásadních informací (umístěna je v sekci Osobní management) v záložce Aktuální informace kliknutím na Znovu zobrazovat. Zde je možné vyhledat všechny informace, které byly uživatelům dříve zobrazeny. Více je o aplikaci Historie zásadních informací uvedeno v 11. svazku dokumentace – Osobní management.

Upozornění na vložení nové zásadní informace je uživatelům zasíláno přes e-mail.

Zásadní informace jsou většinou velmi významné, proto je vhodné je pravidelně sledovat.

Blahopřání

blahopřání

Za zvláštní informaci lze považovat blahopřání k svátku a narozeninám. Svátek se zobrazuje implicitně podle slovenského kalendáře. Pokud jméno uživatele není v kalendáři uvedeno, je možné datum svátku nastavit v aplikaci Uživatelská nastavení. Blahopřání je v den svátku nebo narozenin umístěno automaticky pod zásadní informace.

Tělo stránky

stránka

Největší a nejdůležitější částí stránky jsou odkazy na vlastní uživatelské aplikace. Pro snadnější orientaci je tato část členěna podle vzájemných souvislostí aplikací do orámovaných sekcí, jak je vidět na obrázku  OBR-NAHRAD.

Pokud je zvolen styl zobrazování nabídek sekcí s odkazy pod sebou jsou odkazy na aplikace členěny podle souvislostí také do sekcí (obr.  OBR-NAHRAD). Odkazy v těchto sekcích, které jsou uvedeny na jednom řádku, jsou pro přehlednost odděleny tzv. oddělovačemoddělovač. Implicitně je nastavena dvojtečka, ale uživateli je v aplikaci uživatelská nastavení umožněna jeho změna (více o jeho nastavení je na straně  ).

Vzhled stránky Osobní administrativy lze upravit atributem Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (více o nastavení na straně  ). Při volbě zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe mohou uživatelé upravovat

zobrazení a umístění jednotlivých sekcí, počet odkazů v sekcích a způsob jejich řazení:

• Rozbalit zkrácené nabídky – v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, nabízejí se ikony pro rozbalení, resp. sbalení zvolené nabídky odkazů. Kliknutím na ikonu  se zobrazí všechny odkazy zvolené nabídky. Vrátit se zpět do zkrácené verze lze kliknutím na ikonu .

• Upravit obsah – ikona pro úpravu obsahu  se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky. Kliknutím na ni se otevře formulář, ve kterém lze:

  • skrýt odkazy – odznačením pole ve sloupci Zobr. se odkaz v nabídce přestane zobrazovat. Opětovným označením pole se odkaz zařadí do nabídky;

  • přejmenovat odkazy, přejmenovat název sekce – sekce, resp. odkaz se přejmenuje vyplněním nového názvu do pole Přejmenování. Po smazání obsahu pole se bude zobrazovat původní název;

  • zvýraznit odkazy – označením pole ve sloupci Zvýr. se bude odkaz v nabídce vypisovat tučným písmem;

  • změnit řazení odkazů – klikáním na ikony šipek ve sloupci Poř. lze v nabídce změnit řazení odkazů. Řazení se zohlední v případě, že je v aplikaci Uživatelská nastavení – Vzhled informačního systému nastaven implicitní způsob řazení odkazů v sekci s možností ručního řazení.

  • zařadit odkazy do nabídky Moje oblíbené – kliknutím na odkaz zařadit se odkaz zařadí do nabídky Moje oblíbené, která se aktivuje přidáním prvního odkazu.

  

• Zavřít nabídku – kliknutím na ikonu , která se zobrazí po umístění kurzoru do záhlaví nabídky, se sekce s odkazy přestane zobrazovat a ikona zavřené nabídky je umístěna pod zobrazené nabídky. Kliknutím na ni se nabídka s odkazy opět zobrazí.

  

• Otevřít vše a Zavřít vše – v případě, že je nastaveno automatické zkracování zobrazených sekcí, je zobrazen odkaz Otevřít vše. Kliknutím na něj se zobrazí všechny odkazy všech otevřených nabídek, zavřené nabídky se nerozbalí. Kliknutím na odkaz Zavřít vše se nabídky vrátí do původního stavu.

• Vyhledat – kliknutím na odkaz umístěný nad okny s nabídkami se otevře okno pro dohledávání aplikací UIS, ke kterým mají uživatelé oprávnění. Podle části názvu se ihned nabízejí možné aplikace, ze kterých lze jednu zvolit (obr. OBR-NAHRAD). Kliknutím na její dohledaný název se aplikace otevře, nebo se zobrazí nabídky se všemi souvisejícími aplikacemi.

• Přesun sekcí – zvolenou nabídku lze přemístit na pozici jiné zobrazené nabídky. Zařazením nabídky na novou pozici se původní nabídka posune o jedno místo vpravo, stejně jako všechny následující nabídky. Kurzor pro zachycení rámečku nabídky se zobrazí po najetí kurzoru myši na záhlaví nabídky. Stisknutím levého tlačítka myši je rámeček chycen a za stálého držení tlačítka se nabídka přesune na nové místo.

Navigační odkazy Zpět na …

V dolní části každé stránky se vždy objevuje několik odkazů, které umožňují návrat o krok i více zpět. Například na obrázku  xxx je odkaz k návratu do Osobní administrativy a na hlavní stránku informačního systému.

Ikona prohlížet a editovat

Kromě ostatních navigačních ikon se v mnoha aplikacích používají ikony:

•  prohlížet – k zobrazení evidovaných informací (například v aplikaci Harmonogram akademického roku, Orgány).

•  editovat – umožňuje editaci (zápis nebo změnu záznamu). Běžnému uživateli se nabízí k použití například v aplikacích Vědecko-výzkumného systému, pro rezervaci místností, v  Dokumentovém serveru.

Portálové menu

Portálové menu je součástí portálových aplikací. Uživatelům usnadňuje orientaci v rozsáhlých aplikacích. Příkladem portálových aplikací UIS jsou Záznamník učitele, Dokumentový server a Záznamník výzkumníka.

Obsah portálového menu vybrané aplikace se mezi dvěma uživateli může nepatrně lišit v závislosti na oprávnění uživatele v dané aplikaci.

Příklady portálového menu jsou uvedeny na následujících obrázcích  xxx,  xxx a  xxx.

Nápovědné texty

text!nápovědný

Každá stránka a formulář jsou v informačním systému většinou doprovázeny nápovědným textem, jenž má uživateli pomoci ke správným krokům, postupům a výsledkům vedoucím k úspěšné práci s jednotlivými aplikacemi.

Důkladným přečtením nápovědného textu aw předejde zbytečným dotazům na OSSA, SIF atd.

Nápovědné texty jsou mezi vývojáři běžně označovány anglickým výrazem small, protože dříve bývaly zobrazeny menší velikostí písma a odlišeny právě zelenou barvou (nyní mohou mít různou barvu).

Nápovědné texty mají v originálním designu UIS zelenou barvu. Protože je uživatelům umožněn variabilní design, mohou mít i jinou barvu.

Legenda

legenda

Legenda stručně vysvětluje význam ikon nebo značek zobrazených na stránce aplikace (obr.  xxx). V některých aplikacích je legenda dostupná až po kliknutí na odkaz Legenda, který je umístěn pod výpisem nebo tabulkou. Legenda například popisuje význam barevné značky (obr.  xxx) před jménem osoby v zobrazeném seznamu. Tyto značky zpřehledňují hlavně rozsáhlé seznamy osob tím, že barevně rozlišují příslušnost osoby k fakultě (pracovišti). Legenda je součástí každého výpisu osob nebo každého seznamu s ikonami.

Volba pracoviště a období při vyhledávání

Součástí vyhledávacího pole je seznam fakult a pracovišť univerzity (obr. xxxa). Jejich výběrem se redukuje rozsah vyhledávání, například osob, na jedno nebo více pracovišť. Výběr se provádí označením zatrhávacího pole u vybraných pracovišť ještě před stisknutím tlačítka Dohledat, implicitně jsou označena všechna pracoviště.

Součástí vyhledávacího pole může být i výběr období (obr. xxxb), který se uplatní zejména při vyhledávání předmětů. Zde je implicitně označeno aktuální univerzitní období. Volba období je umožněna pouze v aplikacích, ve kterých má význam.

Identifikace osoby v UIS

identifikace osoby

Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu

osobní administrativa!bez designu

Při zvýšené zátěži UIS, která může nastat v několika dnech v roce při počátku registrací a zápisů, se může stát, že odezvy na požadavky uživatele k systému budou delší než obvykle. Pro tuto situaci je připravena textová verze UIS bez designu (obr.  xxx), tedy bez ikonek a obrázků, na které jsou uživatelé zvyklí. Zjednodušený vzhled stránky však v těchto výjimečných chvílích urychlí práci s  UIS. V době velké zátěže se může stát, že verze bez designu bude vývojovým týmem dočasně přenastavena všem uživatelům UIS.

Odkaz Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu na přepnutí informačního systému se nalézá na úvodní stránce Osobní administrativy mezi třemi posledními odkazy (obr. xxx).

Vyhledávací pole

Vyhledávacím polem je obecně myšleno pole sloužící k vyhledávání informací, např. osob, vyučovaných předmětů, pracovišť. Vyhledávací pole je spojeno s tlačítkem Dohledat (obr. xxx). Tlačítko je nutné zvolit vždy po vyplnění textové informace (vzorku pro vyhledání). Při vyhledávání obvykle postačuje uvést tři znaky libovolného podřetězce z hledaného údaje, přičemž na diakritice nezáleží. Většinou je nalezeno více údajů s požadovaným řetězcem jako na obrázku  xxx. V tom případě se zvolí hledaná položka buď kliknutím na její název (v našem případě kliknutím na jméno hledané osoby) nebo zatržením políčka vedle položky a stisknutím tlačítka Dohledat, resp. Vybrat. Způsob výběru závisí na použité aplikaci.

Jaké údaje lze vepsat do vyhledávacího pole, je vždy uvedeno v nápovědném textu příslušné aplikace, například při dohledávání osob se nejčastěji používá jméno nebo jeho část, login, identifikační číslo, v aplikaci studijního oddělení je možné využít rodné číslo.

Příklad: Hledanou osobou je Petra Nováková. Do vstupního pole se vepíše například řetězec novak (osoby se dohledávají bez titulů, ty se neuvádí) a stiskne se tlačítko Dohledat (obr. xxx). Pod vstupním polem se zobrazí všechna jména obsahující řetězec znaků novak (obr. xxx), tedy všichni uživatelé se jmény Novák, Nováková, ale i Snovak apod.

Pole pro vyhledávání osob je ve většině případů opatřeno seznamem pracovišť, ze kterých lze vybrat jedno nebo více, kde má vyhledání osoby proběhnout. Příklad zobrazení údajů o dohledané osobě je na obrázku  xxx.

Další vyhledávací prvky v UIS

Dalšími vyhledávacími prvky, se kterými je možné se v  UIS setkat, jsou:

• odkaz – zvýrazněný text, kliknutím na něj se zobrazí požadovaná stránka aplikace;

• radiobutton – výběrová položka tvaru kolečka, která umožňuje výběr jedné možnosti z mnoha;

• checkbox – zaškrtávací pole čtvercového tvaru, které umožňuje výběr libovolného množství položek nebo žádnou;

• pop-up menu – rozbalovací menu, tzv. roletka.

Správce tabulek

Správce tabulek se zobrazí při najetí myši na záhlaví tabulky jako kontextové menu v levém horním rohu tabulky (obr. OBR-NAHRAD). Jednotlivé funkce jsou zapínány prostřednictvím ikon, opakované kliknutí na ikonu zapnutou funkci deaktivuje. Význam jednotlivých ikon je následující:

•  Řazení – záhlaví tabulky je doplněno o ikonku šipek, které umožňují seřadit data tabulky podle jednoho nebo i více sloupců. Pro řazení podle více sloupců je nutné současně stisknout klávesu SHIFT.

•  Filtrování – funkce filtrování umožňuje skrývání jednotlivých sloupců a řádků vybrané tabulky. Pro každý sloupec a řádek je doplněno zaškrtávací políčko, po jehož odškrtnutí je řádek nebo sloupec tabulky smazán. Ve skutečnosti je však jeho zobrazení pouze skryto, nic se nemaže. Po opětovném načtení stránky nebo deaktivaci funkce filtrování je tabulka zobrazena v původní podobě.

  V záhlaví vybraných sloupců je zobrazeno vstupní pole, prostřednictvím kterého lze data tabulky filtrovat. Vstupem tohoto pole je hledaný vzorek dat. Hledaný vzorek může být doplněn zástupnými znaky. Používají se následující znaky:

  • hvězdička (*) – nahrazuje 0 nebo více znaků;

  • otazník (?) – nahrazuje právě jeden znak;

  • stříška (^) – se používá na definici začátku řádku, např. po zadání vzorku ^ne se zobrazí jenom řádky začínající řetězcem ne;

  • dolar ($) – značí konec řádku a jeho použití je podobné jako u znaku ^, např. po zadání vzorku ne$ se zobrazí jenom řádky končící řetězcem ne.

  U sloupců obsahujících číselnou hodnotu je vedle tohoto pole zobrazena i ikonka operátoru porovnání. Kliknutím na ikonu je možné operátor změnit.

•  Číslování – aktivací tlačítka je tabulka rozšířena o sloupec obsahující pořadová čísla řádků tabulky.

  

•  Export do Excelu – stisknutím tlačítka se otevře aplikace MS Excel s upravenou tabulkou. Tabulku je možné uložit v počítači a data dále využívat. Je vhodné používat u starších verzí MS Excel (2010 a nižší), u vyšších verzí může dojít k chybám ve formátování tabulek.

•  Export do Excelu 2013 – stejná funkce jako Export do Excelu, pouze upravena pro použití na počítačích s MS Excel 2013 a vyšší.

Původní podobu tabulky je možné získat deaktivací funkcí správce tabulek nebo opětovným načtením stránky.

Datum v UIS

Automatické dávkové operace

U většiny údajů ukládaných v aplikacích UIS je uváděno jméno osoby, která jako poslední tato data ukládala nebo měnila. Některé operace jsou prováděny automaticky informačním systémem nebo jsou importovány z jiných systémů. Jména robotů lze nalézt například u dat importovaných z personálního systému, u stavů závěrečných prací, u údajů o přenosu identifikačních karet, ve studijním systému u automatického ukončování studií. V takových případech se místo jména konkrétní osoby ukládá označení tzv. robota. Kliknutím na jméno se otevře stránka s popisem robota, například na obrázku  OBR-NAHRAD.