Kolejní administrativa

Kolejní administrativa představuje soubor aplikací určených ke sběru žádostí studentů a přijatých uchazečů o ubytování na kolejích, vyhodnocení žádostí a udělení kolejí. Správce ubytování má nástroje ke správě ubytovaných studentů, kontrole plateb za ubytování, dále má přístupné seznamy ubytovaných studentů, seznamy přidělených variabilních symbolů atd.

Přístup k aplikacím kolejní administrativy

Studentům a přijatým uchazečům jsou automaticky přístupné aplikace pro podávání žádostí a sledování jejich stavu. Pracovníci, kteří se zabývají rozdělováním ubytovacích kapacit – správci administrativy kolejí, mají přidělena oprávnění, která umožňují nastavení kritérií, správu potřebných číselníků, rozdělení ubytovacích míst apod. Jsou to oprávnění:

  • koleje-e – Editace kolejí – právo umožňuje editovat databázi kolejí;

  • koleje-p – Prohlížení kolejí – právo umožňuje prohlížet databázi kolejí;

  • koleje-u – Udělování kolejí – právo umožňuje rozhodovat o žádostech o ubytování;

  • koleje-vkuk – Editace VKUK – právo umožňuje editovat vzorce pro výpočet koeficientu pro udělení kolejí a hromadné a individuální generování bodů vzorcových extrabodových kritérií;

  • koleje-z – Správa žádostí o ubytování – právo zpřístupňuje správu žádostí o ubytování;

  • ubyt-a – Manipulace s ubytováním studentů (variabilní symboly, platby) – právo umožňuje manipulovat s ubytováním studentů v ubytovacím systému, například přidělování variabilních symbolů a jejich kontrolu, párování plateb;

  • ubyt-b – Umožňuje provádět párování plateb v ubytování;

  • ubyt-c – Manipulace s ručními platbami na pokladnu v ubytování vč. tisku pokladních stvrzenek;

  • ubyt-c2 – Manipulace se zápornými ručními platbami (vratka z pokladnu) v ubytování;

  • ubyt-d – Evidence datumu transakce u ručních plateb za koleje bez ohledu na nastavení v řízení;

  • ubyt-f – Finanční sestavy za ubytování, Přehled přeplatků a nedoplatků;

  • ubyt-s – Správa základních číselníků pro ubytování na kolejích (ceníky, lůžka);

Harmonogram udělování kolejí

V následujícím textu jsou uvedeny jednotlivé kroky, které je nutné učinit k úspěšnému spuštění žádostí o ubytování, jejich vyhodnocení a rozdělení studentů na konkrétní koleje.

  1. Nejprve je nutné sestavit číselník ubytovacích zařízení v aplikaci Evidence kolejí. Číselník musí odpovídat skutečně přidělovaným kolejím.

  2. Pokud se budou vyhodnocovat nějaké zvláštní důvody upřednostňující některé studenty při udělování kolejí (držitelé průkazu ZTP, studium v doktorském studijním programu atd.), je nutné je evidovat v aplikaci Evidence zvláštních důvodů.

  3. Dalším důležitým krokem je založení skupin rozhodování o kolejích, přidělení kapacity kolejím a definování kritérií pro udělení kolejí každé skupině. To vše v aplikaci Evidence skupin rozhodování o kolejích. Pokud nejsou založeny skupiny a skupinám nebudou určeny fakulty a konkrétní koleje, studenti nemohou podávat žádosti o ubytování na kolejích. Způsob přidělení bodů pro vyhodnocení žádostí je možné nastavit také přes aplikaci Zadávání typů bodů.

    Kritéria musejí být připravena ještě před spuštěním aplikace pro podávání žádostí o ubytování.
  4. Pro vpuštění studentů do aplikace pro sběr žádostí o ubytování je nutné nastavit milník harmonogramu Podávání žádostí o konkrétní koleje. Milník se nastavuje celouniverzitně.

  5. Nyní mohou studenti v aplikaci Žádost o koleje podávat žádosti o ubytování na kolejích.

  6. Po ukončení sběru žádostí je nutné pro každou žádost vygenerovat vstupní proměnné zvoleného algoritmu pro vyhodnocování žádostí. Pro jednotlivé skupiny se hromadně provádí v aplikaci Generování vstupních proměnných nebo individuálně pro jednotlivé studenty v aplikaci Individuální manipulace s žádostmi o koleje. Studentům jsou automaticky přiděleny body odpovídající zvolenému algoritmu. Dále se provede vyhodnocení extrabodových důvodů v žádostech.

  7. Nyní je možné přistoupit k udělování kolejí. Podle přidělených bodů v předchozím kroku je sestaven pořadník a podle něj je studentům v aplikaci Udělování kolejí postupně přidělováno ubytování.

  8. Studenti, kterým nebylo v žádosti vyhověno, mají možnost podat odvolání. Období pro podávání odvolání vymezuje milník Odvolání k žádosti o ubytování. Podaná odvolání se vyřizují v aplikaci Správa odvolání k žádosti o koleje.

  9. Je-li potřeba část ubytovací kapacity vyhradit pro studenty prvního ročníku, potřeby fakult nebo univerzity, je nutné si tuto kapacitu zarazervovat před spuštěním předubytování a ubytování v aplikaci Rezervace pokojů.

  10. Studenti, kterým bylo v žádosti o ubytování vyhověno, si mohou rezervovat ubytování prostřednictvím aplikace Předubytování studentů. Pro vpuštění studentů do aplikace předubytování je nutné nastavit milník harmonogramu Předubytování na kolejích, případně provést výpočet individuálních startů předubytování v aplikaci Rozložení startů předubytování.

  11. Nyní lze přistoupit k ubytování. Kolejní referentky ubytovávají studenty do volných pokojů, přičemž by měly respektovat studentovi požadavky z předubytování. Současně s ubytováním je studentovi vystaven ubytovaní průkaz a předpis pro platbu.

  12. Seznam ubytovaných studentů lze získat v aplikaci Přehledy ubytovaných studentů.

  13. Evidenci a správu ubytování studentů během akademického roku provádí ubytovací referentky v aplikaci Evidence ubytování studentů.

Ubytování studentů prvních ročníků

Studenti nastupující do prvních ročníků podávají žádosti o ubytování a provádí předubytování v aplikacích elektronické návratky. Pro tyto studenty je zapotřebí vytvořit skupinu rozhodování o koleje určenou pouze pro tyto studenty a do ní zařadit příslušné koleje. Pokud pro tyto studenty byla rezervována ubytovací kapacita, je nutno tuto rezervaci zrušit a pokoje uvolnit. V posledním kroku je třeba nastavit milník Podávání žádostí o koleje uchazeči. Žádosti uchazečů jsou vyhodnoceny stejným způsobem jako žádosti studentů.

Jakmile mají uchazeči uděleno ubytování, mohou si v období vymezeném milníkem Předubytování na kolejích pro uchazeče volit předubytování. Před samotným spuštěním předubytování budoucích studentů prvního ročníku je vhodné uzavřít předubytování současných studentů.

Uchazeči mohou rovněž prostřednictvím návratky podávat odvolání proti rozhodnutí o nepřidělení ubytování. Období, ve kterém mohou toto odvolání podávat je dáno milníkem Odvolání k žádosti o ubytování uchazeči.

Nastavení harmonogramu období

Jednotlivé akce v ubytování jsou studentům zpřístupňovány na základě nastavení milníků v harmonogramu univerzitního období. Toto nastavení provádí systémový integrátor univerzity. Z pohledu ubytování jsou k dispozici tyto milníky:

  • koleje-zadost – Podávání žádostí o koleje – stanovuje rozsah období pro podávání žádostí o koleje stávajícími studenty;

  • navratky-koleje-zadost – Podávání žádostí o koleje uchazeči (v systému návratek) – stanovuje rozsah období pro podávání žádostí o koleje přijatými uchazeči o studium v systému elektronických návratek;

  • koleje-odvolani – Odvolání k žádosti o ubytování – stanovuje rozsah období, ve kterém mohou stávající studenti se zamítnutou žádostí podávat odvolání;

  • navratky-koleje-odvolani – Odvolání k žádosti o ubytování uchazeči (v systému návratek) – stanovuje rozsah období, ve kterém mohou přijatí uchazeči se zamítnutou žádostí podávat odvolání v systému elektronických návratek;

  • koleje-predubyt-pokoj – Předubytování pouze na pokoje z předcházejícího roku – stanovuje rozsah období, ve kterém mohou stávající studenti provádět rezervaci předubytování, ale pouze na pokoje, ve kterých jsou aktuálně ubytovaní;

  • koleje-predubyt – Předubytování na kolejích – stanovuje období, ve kterém mohou studenti s uděleným ubytováním provádět rezervaci předubytování;

  • navratky-koleje-predubyt – Předubytování na kolejích pro uchazeče (v systému návratek) – stanovuje období, ve kterém mohou uchazeči s uděleným ubytováním provádět rezervaci předubytování v systému elektronických návratek;

  • koleje-predubyt-konec_rezerv – Konec rezervace z předubytování – stanovuje konec platnosti podaných rezervací předubytování;

  • koleje-obdobi-ubytovani – Standardní ubytovací období – stanovuje rozsah období, které má být považováno za standardní období pro ubytování pro potřeby tisku ubytovacích průkazů v předubytování;

  • koleje-ubyt – Ubytování na kolejích – stanovuje rozsah období, ve kterém probíhá ubytování studentů na kolejích. Milník má pouze informativní charakter.

Další nastavení související s ubytováním

Ještě před spuštěním systému přihlášek o ubytování je nutné nastavit:

  • ubytovací kapacitu pokojů – nastavuje se v aplikaci Pasportizace, kapacita a je atributem místnosti. Pokud není ubytovací kapacita zadána, není místnost považována za pokoj, a proto ji nelze využít k ubytování.

  • výši ubytovací kauce - stanovuje výši ubytovací kauce, která se platí na začátku akademického roku. Nastavuje se v aplikaci Evidence univerzitních období, atribut Ubytovací kauce.

  • cenu za pokoj a lůžko – cena za pokoj/lůžko se nastavuje v aplikaci Ceník ubytování na kolejích. Cena pro různé pokoje se může lišit.