Evidence přihlášek na výměnný pobyt

V aplikaci Evidence přihlášek na výměnný pobyt je možné individuálně zobrazit a pracovat s podanými přihláškami. Přihlášky lze obnovovat, rušit, uzavírat, tisknout, kompletovat a potvrzovat doručené certifikáty vyžadované výběrovým řízením apod. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a.

Po vstupu do aplikace je zobrazeno vyhledávací pole pro individuální dohledávání studentů, do něhož se vepíše jméno studenta nebo jeho část (minimálně 3 znaky), případně lze použít i rodné číslo nebo ID studenta a stiskne se tlačítko . Pokud zadanému vzorku vyhoví více studentů, zobrazí se jejich seznam, ze kterého se požadovaný student zvolí kliknutím na jméno. Dohledávání probíhá mezi studenty s podanou přihlášku do výběrového řízení. Pro založení nové přihlášky je nutno použít aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt.

V úvodu aplikace je uveden termín, ve kterém probíhá sběr přihlášek pro zvolené výběrové řízení (případně další upozornění), následuje jméno studenta (slouží jako odkaz do aplikace Lidé na SPU), období výběrového řízení, identifikace studia (slouží jako odkaz do studijní evidence), název výběrového řízení, registrační číslo přihlášky, její stav, kompletnost. Pole Preferované období umožňuje volbu období, ve kterém student požaduje studovat na partnerské škole (zimní nebo letní semestr). Pole Interní poznámka umožňuje evidenci poznámky pro potřeby zahraničního oddělení (nezobrazuje se studentům).

V další části přihlášky jsou uvedeny preference škol pro výjezd (podrobněji o volbě škol je uvedeno v podání přihlášky). Změny v preferovaných školách lze provádět až do uzavření přihlášky. Dále může být zobrazen informační text vložený zahraničním oddělením. Provedené změny v přihlášce je nutno uložit tlačítkem .

V případě změn v preferovaných školách (zejména v jazyce studia) je vhodné zkontrolovat doložení jazykového certifikátu.
Dokumenty vyžadované dohodami se potvrzují v aplikaci Evidence splněných povinností (Checklisty).

Jakmile jsou všechny údaje přihlášky vyplněny lze tlačítkem převést do stavu uzavřená. Uzavřenou přihlášku již student nemůže editovat. V případě potřeby lze přihlášku otevřít tlačítkem . Pouze uzavřené přihlášky jsou zařazeny do výběrového řízení.

Po uzavření je možné přihlášku vytisknout. Tisk se provede stisknutím tlačítka Vytisknout. Na přihlášce se tisknou všechny preferované školy.

Po přijetí všech dokumentů souvisejících s přihláškou lze tlačítkem označit přihlášku jako kompletní.

Hromadně nastavit kompletnost přihlášky lze v aplikaci Studenti přihlášení na výměnný pobyt.

Body za přihlášku

V této části přihlášky je uveden rozpis extrabodových kritérií, která jsou v rámci výběrového řízení zohledněna a za která může student získat body rozhodující o jeho umístění v pořadníku. Prvním údajem je počet doposud přidělených bodů pro jednotlivé jazyky, ve kterých chtějí studenti v zahraničí studovat. Body odpovídají součtu doposud přidělených bodů (spočítaných algoritmem, přidělených automaticky, ručně apod.). Typy možných extrabodových důvodů jsou:

  • Pevné body – pouze se označí, zda se mají započítat.

  • Maximální – ruční body – doplní se počet bodů, které musí vyhovět stupnici určené kritériem výběrového řízení. Maximální počet bodů je uveden u každého kritéria. Body je možné vyplnit hromadně v aplikaci Seznam pro záznam výsledků.

  • Maximální – vzorcové body – jsou spočítány automaticky podle předem připraveného algoritmu. Zde je možné provést jejich ruční korekci.

  • Body za jazykové certifikáty – seznam obsahuje certifikáty zvolené v přihlášce a ve stejném pořadí jako v přihlášce. Označením certifikátu se potvrdí, že jej student skutečně získal, a současně s potvrzením se připočtou body do výběrového řízení k dané jazykové mutaci.

  • Body za jazykové předměty – seznam obsahuje předměty, které student odstudoval v jazyce odpovídajícímu zvolenému jazyku v přihlášce. Předměty mají speciální příznak uložený v katalogu předmětů.

Změnu v ručních bodech nebo doložení jazykového certifikátu je nutné potvrdit tlačítkem .

Další operace s přihláškou

V této části aplikace jsou v závislosti na aktuálním stavu přihlášky zobrazena tlačítka zpřístupňující další operace s přihláškou:

  • - tlačítko se zobrazuje, jakmile je přihláška uzavřena a umožňuje označit přihlášku jako kompletní.
  • - umožňuje zrušit aktivní přihlášku. Přihláška nebude smazána, pouze označena za zrušenou a je možné ji později obnovit.
  • - tlačítko se zobrazuje, pokud je přihláška ve stavu zrušená a umožňuje obnovit přihlášku - převede ji do stavu rozpracovaná. V rámci výběrového řízení může mít student pouze jednu aktivní (nezrušenou) přihlášku.
  • - umožňuje převést uzavřenou přihlášku zpět do stavu rozpracovaná, ve kterém ji může student upravovat (je-li to umožněno termínem konce sběru přihlášek). Tlačítko se zobrazuje pouze u přihlášek ve stavu uzavřená.
  • - používá se pro převod přihlášky do stavu nedostavil se v situacích, kdy se student nedostavil k výběrovému řízení (např. na pohovor, test apod.). Tlačítko se zobrazuje pokud je přihláška ve stavu uzavřená. Přihláška v tomto stavu je vyřazena z výběrového řízení.
  • - situace, kdy student nesplnil podmínky pro zařazení do výběrového řízení; v případě vícekolového výběrového řízení se používá i pro vyznačení nepostupu do dalšího kola. Tlačítko se zobrazuje pokud je přihláška ve stavu uzavřená. Přihláška v tomto stavu je vyřazena z výběrového řízení.