Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty

Aplikace Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty slouží pro evidenci dokumentů, které uchazeči o studijní výjezd musejí doložit. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a.

Při prvním vstupu do aplikace je nutné nejprve založit požadované typy dokumentů v záložce Přehled dokumentů, následně je možné v záložce Požadované dokumenty určit, které dokumenty budou po uchazečích vyžadovány u výjezdů spadajících do daného druhu dohody nebo stáže.

Evidence povinných dokumentů souvisí s aplikací Evidence splněných povinností (Checklisty), ve které se konkrétním studentům potvrzuje dodání jednotlivých dokumentů.

Požadované dokumenty

Záložka Požadované dokumenty umožňuje definovat strukturu dokumentů vyžadovaných od studentů vyjíždějících na výjezd nebo stáž v rámci konkrétního druhu dohody.

Sestava povinných dokumentů, které jsou po studentech vyžadovány, se tvoří zvlášť pro každý druh dohody (záložka Druhy dohod) a stáže (záložka Druhy stáží). Pro každý druh je zobrazen samostatný přehled požadovaných dokumentů. Součástí je informace o sekci, do které je dokument zařazen. Označené dokumenty lze odebrat stisknutím tlačítka .

Pořadí v sestavě pro dohodu nebo stáž je určeno pořadím dokumentů definovaných v záložce Přehled dokumentů.

Nový záznam se vkládá pomocí formuláře v dolní části aplikace, kde se volí požadovaný dokument a druh dohody/stáže, ke které se má dokument přiřadit. Dále je zapotřebí zvolit sekci, do které se dokument zařadí. Vyplněný hodnoty je nutné potvrdit stisknutím tlačítka .

Přehled dokumentů

Záložka Přehled dokumentů slouží ke správě číselníku dokumentů, které studenti přikládají k výjezdu. Číselník je následně využíván v záložce Požadované dokumenty, kde lze evidované dokumenty přiřazovat k druhům zahraničních dohod.

Seznam evidovaných dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. Zobrazen je název dokumentu, případně zkrácená verze názvu (je-li zadána), identifikátor dokumentu, případně typ. Evidované údaje je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Pomocí ikon   ve sloupci Poř. je možné měnit pořadí evidovaných záznamů. Dokumenty, které nejsou přiřazeny k žádnému druhu zahraniční dohody (viz záložka Požadované dokumenty) lze smazat jejich označením a stisknutím tlačítka .

Nový dokument lze do číselníku přidat přes formulář v dolní části aplikace, kde je povinným údajem název dokumentu a identifikátor (musí být unikátní). Volitelně lze zadat krátký název dokumentu, který se využívá pro zobrazení v přehledových aplikacích z důvodu úspor místa (plný název je uveden v legendě). Prostřednictvím nabídky Typ lze k dokumentu přiřadit typ dokumentu, možnosti jsou:

  • Bankovní spojení - umožňuje sledovat vyplnění bankovního spojení pro zahraniční výjezd studentem. Student vkládá bankovní spojení v aplikaci Bankovní spojení pro zahraniční výjezdPortálu studenta. Může existovat pouze jeden dokument s tímto typem.
  • Kopie Learning Agreement - využívá se v zahraničním studijním plánu, kde se dle dokumentu určuje, zda byla odevzdána kopie Learning Agreement. Může existovat pouze jeden dokument tohoto typu.
  • Závěrečná zpráva - umožňuje sledovat vyplnění závěrečné zprávy ze zahraničního pobytu studentem. Závěrečnou zprávu vkládá student po návratu z výjezdu přes ikonu Hodnocení zahraničního pobytu Portálu studenta. Může existovat pouze jeden dokument tohoto typu.

Zadané hodnoty se uloží stisknutím tlačítka .