Rezervace místnosti

rezervace místnostírezervace místností!vyhledání volných kapacit

Aplikace Rezervace místnosti umožňuje uživatelům vyhledat volné kapacity místnosti a provést jejich rezervaci.

V úvodu stránky je zobrazen odkaz na Seznam místností, které je možné rezervovat pro zobrazení seznamu místností dostupných v rezervačním systému. Zobrazeny jsou základní informace o místnosti včetně režimu potvrzování rezervace správcem a jméno správce. Přes ikonu ve sloupci Vybavení je možné zobrazit seznam vybavení dostupného v místnosti. Ikona ve sloupci Plán obsazení slouží jako odkaz do aplikace Plán obsazení místnosti.

Zařazení místností do rezervačního systému nastavuje systémový integrátor v aplikaci Evidence místností.

Volné kapacity místností se vyhledávají přes formulář v úvodu stránky. Význam jednotlivých položek formuláře je následují:

  • Kapacita - umožňuje filtrovat místnosti podle minimální a maximální kapacity. Jsou-li vyplněna obě pole, jsou vyhledány místnosti vyhovující danému intervalu.

  • Termín - umožní vyhledat volné kapacity v zadaném rozsahu dní. Rozsah je v základu omezen milníkem Rezervace místností, případně je období omezeno od aktuálního dne do konce platnosti milníku (přesný rozsah je uveden v nápovědném textu v aplikaci). Uživatelé s právem rezervace-mimo-p mohou zobrazovat kapacity i mimo toto období.

  • Časové rozmezí - hodina se vkládá jako celé číslo.

  • Požaduji vypsat i víkendy – při zatržení budou vyhledány a nabídnuty místnosti s volnou kapacitou i o víkendu.

  • Hledám konkrétní/libovolnou místnost – možnost konkrétní se zvolí v případě, kdy má být vyhledána volná kapacita pro konkrétní místnost zvolenou v nabídce. Pro vyhledání libovolné místnosti se zvolí možnost libovolnou a vybere se areál, případně a budova, ve které se má volná místnost hledat.

Kromě těchto základních omezení je možné vyhledávání volných kapacit upřesnit pomocí doplňkových parametrů:

  • Požadavky na vybavení místnosti – umožňuje omezit výsledek vyhledávání podle dostupného vybavení místností. Do výsledku hledání jsou pak zahrnuty místnosti, které obsahují veškeré požadované vybavení. Omezení dostupného vybavení je možné skrýt, takovém případě nejsou požadavky na vybavení při vyhledávání zohledněny.

  • Vyhledávat pouze v těchto dnech – po označení konkrétních dnů bude vyhledávání omezeno jen na tyto dny.

  • Vyhledat pouze celý souvislý interval – po označení budou dohledány místnosti s volnou kapacitou po celou dobu zadaného časového rozmezí. Toho je vhodné využít při vyhledávání vícehodinových intervalů.

  • Vyhledání intervalu v hodinovém rozsahu – umožňuje vyhledat místnost, která má dostupný souvislý interval zvoleného počtu hodin po dobu zvoleného počtu týdnů.

Nejsou-li některá políčka formuláře vyplněna, není pak při vyhledávání na tato kritéria brán ohled. Pro odeslání formuláře a zobrazení vhodných místností a jejich volných kapacit je třeba stisknout tlačítko .

Po stisknutí tohoto tlačítka jsou zobrazeny přehledy volných kapacit pro místnosti, které vyhověly zadaným podmínkám. Ikona vedle označení místnosti vede do aplikace Plán obsazení místnosti. Dále jsou uvedeny základní informace o místnosti jako kapacita, správce nebo vybavení místnosti a jiné.

Časové úseky, ve kterých je místnost volná k rezervaci, obsahují zaškrtávací políčka. Všechny volné kapacity pro zvolený den lze označit zatržením pole ve sloupci Vše. Obdobným způsobem je možné označit všechny volné kapacity pro vybranou hodinu zatržením pole na řádku Vše. Rezervovat lze najednou i několik místností v různých dnech a hodinách.

Po označení příslušného počtu polí, zadáním důvodu rezervace a stisknutí tlačítka se provede rezervace.

Správce místnosti může provádět rezervaci i pro jiné osoby. Osoba, pro kterou je rezervace zadávána je o této skutečnosti informována e-mailem.

V závislosti na nastavení režimu schvalování rezervací je rezervace provedena přímo nebo se k ní musí vyjádřit správce místnosti. O podané žádosti o rezervaci je správce místnosti automaticky informován e-mailovou zprávou. Správce může žádost schválit, nebo zamítnout. O jeho rozhodnutí je žadatel o rezervaci místnosti také automaticky informován e-mailem. Uživatelé s právem rezervace-mimo-e mohou zadávat rezervace místností i mimo období stanovené milníkem Rezervace místností. Rezervace podávané mimo milník vždy podléhají schvalování správcem místnosti, a to i v případě, že v běžném provozu v této místnosti rezervace schvalovány nejsou.