Zobrazení dokumentů ve složce

dokumentový server!zobrazení dokumentů

Aplikace Zobrazení dokumentů ve složce zobrazuje přehled dokumentů a podsložek zařazených ve zvolené složce a zpřístupňuje operace, které je možné s dokumenty a složkami provádět.

Seznam všech dokumentů ve složce je zobrazen v přehledové tabulce. U dokumentu je zobrazen jeho stav (přečtený/nepřečtečný) název, případně komentář, jméno uživatele, který provedl poslední změnu dokumentu a následně datum vytvoření dokumentu a datum jeho poslední změny. Další operace je možné provádět pomocí ikon, jejichž význam je popsán v následujícím výčtu.

  • Zobrazit – ikona otevírá aplikaci Čtení dokumentu, která zobrazuje evidované údaje o dokumentu, jeho přílohy, historii změn a dále umožňuje dokument individuální operace s dokumentem.

  • Upravit – aplikaci umožňuje upravit název a popis dokumentu.

  • Statistika – aplikace zobrazuje statistické informace o dokumentu. Procentuelně je vyjádřen počet uživatelů, kteří dokument četli. Následně je uveden jejich jmenný seznam a termín, kdy dokument četli, a seznam těch, kteří dokument nečetli. Uživatele lze řadit podle abecedy či data přečtení dokumentu.

  • Příloha – kliknutím na ikonudokumentový server!příloha lze zobrazit nebo uložit přílohu dokumentudokumentový server!dokument!zobrazit. Každý typ dokumentu má svoji ikonu.

  • Změnit přílohu dokumentový server!příloha!změna – kliknutím na ikonu je možné provádět změny přílohy dokumentu. Nová příloha se dohledá v počítači přes tlačítko .Kliknutím na  bude původní příloha vymazána a nahrazena novou. Ve stejném okamžiku budou ve statistice vymazány všechny údaje o dokumentu (tj. kdo a kdy dokument četl). Pokud je označena položka Neoznačit jako nový, nebude mít změna přílohy vliv na stav přečtení dokumentu uživateli v aplikaci Nové dokumenty a nebude jim zaslán e-mail o novém dokumentu (vhodné použití zejména u dokumentů s často měněnými přílohami).

Jsou-li ve složce nepřečtené dokumenty, je pod seznamem dokumentů tlačítko . Jeho stisknutím se označí všechny dokumenty ve složce jako přečtené. Po stisknutí tlačítka budou označené dokumenty smazány.

Operace ve složce

V následujícím textu jsou uvedeny všechny operace, které lze se složkou Dokumentového serveru provádět. Jejich dostupnost je pro každou složku individuální, závisí na přiděleném oprávnění.

Přidání nového dokumentu

dokumentový server!nové dokumenty

Nový dokument se do aktuální složky přidává přes připravený formulář. Aby byl vložen dokument do složky Dokumentového serveru, musí být ve formuláři vyplněn minimálně jeho název. Název dokumentu je libovolný. Kromě názvu je možné vyplnit také komentář a datum dokumentu (implicitně je předvyplněno aktuální datum, ale lze jej libovolně měnit), případně URL odkaz na dokument umístěný někde na internetu. URL odkaz na dokument se uživatelům zobrazuje pod ikonou ve sloupci Zobrazit. Komentář dokumentu lze proložit emotikonyemotikony, lidově řečeno smajlíkysmajlíci. Jejich seznam je umístěn pod polem určeným pro komentář.

Pro snazší a cílenější vyhledávání dokumentů je možné dokument doplnit klíčovými slovydokumentový server!klíčová slova, která by měla co nejpřesněji vystihovat obsah dokumentu. Do připravených polí se vepisují slova po jednom. Další pole pro klíčová slova se přidá kliknutím na tlačítko . Maximálně lze vložit 15 klíčových slov.

Nezbytnou součástí dokumentu je příloha. Příloha se vloží dokumentový server!příloha!vložit přes pole Příloha, kde se stisknutím tlačítka dohledá příslušný soubor umístěný na disku počítače. Dokument může obsahovat pouze jednu přílohu. Velikost přílohy je omezena a je uvedena v aplikaci. Vložení dokumentu se potvrdí tlačítkem .

Pokud nově vložený dokument nemá být označen jako nový a nemá se uživatelům o jeho vložení rozeslat e-mail, pak se před jeho uložením označí pole Neoznačit jako nový, neposílat informační e-mail. Označením pole Zachovat název a komentář zůstane ve formuláři po uložení dokumentu vyplněn název a komentář dokumentu.

Přidání nového dokumentu odkazem

dokumentový server!nové dokumenty!odkazem na dokument

Nový dokument lze vložit také jako odkaz na dokument umístěný v některé ze složek Dokumentového serveru. Odkaz se vloží přes formulář, ve kterém se zvolí dokument a složka, kde je umístěn, a kliknutím na talčítko se nový dokument vloží.

Hromadné kopírování dokumentů

dokumentový server!dokument!hromadné kopírování

Hromadně kopírovat dokumenty z jedné složky Dokumentového serveru do druhé lze v případě, že má uživatel na složku, do které se soubory kopírují, právo zápisu, změny, zakládání nebo super.

V seznamu se označí kopírované dokumenty (lze je označovat individuálně nebo hromadně tlačítky umístěnými pod seznamem). Složka, do které se dokumenty mají zkopírovat se zvolí z nabídky a stiskne se tlačítko .

Do složek vypsaných světlým písmem nelze kopírovat dokumenty z důvodu nedostatečného oprávnění ke složce.

Hromadné přesunutí dokumentů

dokumentový server!dokument!hromadný přesun

Hromadně přesunout dokumenty z jedné složky DS do druhé lze v případě, že má uživatel na složku, do které se dokumenty přesouvají, právo zápisu, změny, zakládání nebo super.

V seznamu se označí dokumenty určené k přesunu (lze je označovat individuálně nebo hromadně tlačítky umístěnými pod seznamem). Složka, do které se dokumenty mají dokumenty přesunout, se zvolí z nabídka a stiskne se tlačítko . Přesunutí nevytváří nové dokumenty, zůstávají tedy zachovány informace o (ne)přečtění dokumentu jednotlivým uživatelům.

Do složek vypsaných světlým písmem nelze přesunout dokumenty z důvodu nedostatečného oprávnění ke složce.

Archiv všech dokumentů

dokumentový server!archiv dokumentů

Každý uživatel si může provést archivaci dokumentů umístěných ve složkách, ke kterým má alespoň právo čtení. Stisknutím tlačítka se vytvoří ZIP archiv se všemi dokumenty. K archivu je připojen soubor s informacemi o dokumentech. Limit na stažení takto vytvořeného souboru je 100 MiB, je-li větší, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn chybovým hlášením.

Možnosti složky

dokumentový server!možnosti složky

Se složkami lze po kliknutí na ikonu provádět následující operace:

  • Zakázání složky (uživatel dokumenty nesleduje – složku v DS nevidí)dokumentový server!složky!zakázání – umožňuje zredukovat zasílání informačních zpráv nesledováním složky nebo zjednodušit strukturu dokumentového stromu označením vybraných složek jako zamítnuté. Má-li odmítnutá složka podsložky, práva na ně zůstanou zachována. Zamítnutá složka je z pohledu uživatele zrušená – jsou odebrána práva k jejímu užívání. Stav zamítnuté složky lze změnit v aplikaci Všechny moje složkyNesledované složky.

    Zamítnutí složky se provede stisknutím tlačítka . Po jeho stisknutí je vznesen dotaz, zda se má právo ke složce opravdu zrušit, takže nemůže dojít k mylnému zrušení práv na složku. Odmítnout lze práva ke složkám, která byla zděděná nebo propagovaná. Práva se nelze vzdát ke složkám:

    • založeným automaticky, kde se práva přidělují automaticky (složky předmětů, pracovišť apod.);

    • veřejného Dokumentového serveru;

    • které si založili sami uživatelé (jsou vedeni jako správce složky).

    Například student nemůže odmítnout práva ke složce předmětu, který má zapsaný, ale může odmítnout práva k její podsložce, kterou ručně založil správce složky předmětu a studentovi ke složce přidělil právo.
  • Označení složky jako nesledované (uživatel dokumenty nesleduje – složku v DS vidí)dokumentový server!nesledované složky – nesledovaná složka je složka, která má být v dokumentovém stromu zobrazena, ale u které se nemají sledovat nově vložené dokumenty, tj. nemají se zobrazovat v aplikaci Nové dokumenty a nemají se zasílat e-mailové zprávy o jejich vložení. Tlačítkem se složka označí jako nesledovaná. Pokud mají být jako nesledované označeny i všechny její podsložky, označí se položka včetně podsložek ještě před stisknutím tlačítka. Nesledované složky jsou k dohledání v záložce Nesledované složky v aplikaci Všechny moje složky, kde je možné je opět označit za sledované.

Zobrazení podsložek

Podsložky jsou zobrazeny v přehledové tabulce pod seznamem dokumentů ve složce. Po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit je možné údaje o zvolené složce editovat. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vstup do složky je možné zobrazit obsah zvolené složky.

Uživatelé, kteří mají ke složce přiděleno alespoň právo Zakládání mohou složku i smazat. Smazaní se provede označením políčka ve sloupci Ozn. u příslušné složky v seznamu a stisknutím tlačítka , které je umístěno pod seznamem. Není-li zatrhávací políčko u složky zobrazeno, nemá k této složce uživatel příslušná práva nebo složka není prázdná – v takovém případě je nejprve nutné odebrat všechny dokumenty a podsložky ve složce.

Založení nové složky

dokumentový server!složky!založení nové

Pokud má uživatel ve složce přiděleno alespoň právo Zakládání je pod seznamem složek zobrazen formulář pro založení nové složky. Většina uživatelů má právo Zakládání přiděleno alespoň ve složce Uživatelé. Učitelé mají právo pro založení nové složky v předmětových složkách.

Založením nové složky se uživatel stává automaticky jejím správcem – má právo Super .

Každá nově založená složka může mít svoji charakteristiku. Charakteristika složkydokumentový server!složky!charakteristika udává způsob řazení dokumentů ve složce:

  • aktuality – podle data modifikace dokumentu;

  • sklad dokumentů – podle názvu dokumentu;

  • chronologický sklad dokumentů – podle data dokumentu od nejpozději vloženého po nejstarší;

  • nerozlišené použití – jako ve složce aktuality.

Charakteristiku složky lze změnit kliknutím na ikonu . Změnu může provést správce složky, ostatní uživatelé složky ikonu pro úpravu atributů nevidí.

Automatické složky mají implicitně určenou charakteristiku, kterou může změnit SIF příslušného pracoviště nebo správce DS.